WSDOT: construyendo puentes (y túneles y autopistas) de datos en todo el estado de Washington

El Departamento de Transportes del Estado de Washington (WSDOT) es responsable del mantenimiento de 11.265 kilómetros de autopistas y de 3.300 puentes y túneles, incluyendo los primeros puentes flotantes más largos y anchos del mundo. Con el estado dividido en seis regiones diferentes, la agencia necesitaba coordinar estas áreas para garantizar que la infraestructura física y los servicios de soporte (que, por definición, unen las distintas regiones) funcionen como un sistema unificado.

Hacer los deberes
“Nuestra agencia está involucrada en la iniciativa de mejorar la calidad de la administración del estado”, afirma Tom Kuchman, Administrador de Sistemas del WSDOT. Fiel a esta misión, ha evaluado y probado más de 20 sistemas diferentes de Gestión Automatizada de Infraestructura Física (CAFM), abarrotándolos de datos de prueba y midiendo su rendimiento contra los requerimientos del departamento. ARCHIBUS resultó el sistema más adecuado para la tarea de unificar datos de fuentes dispares y centralizar la gestión de las principales funciones en todo el estado.

La integración del sistema con AutoCAD® también ayudó a poner a ARCHIBUS delante del resto, ya que los diseñadores del WSDOT utilizan AutoCAD a la hora de crear nuevas instalaciones. La estandarización de este sistema obligó a los diseñadores a desarrollar un proceso para consolidar todos sus planos, y para crearlos allí donde no existían. El resultado final ha sido un inventario de planos completo de todas las instalaciones que gestiona la agencia, disponible en un formato uniforme.

Un estado, un sistema de base de datos
La consolidación de inventarios de los numerosos sistemas del departamento era una prioridad para Kuchman, y un esfuerzo que acabaría mejorando la gestión de las operaciones estatales. Durante 20 años, la información sobre sitios y edificios se conservaba en un sistema informático central. Otros tipos de datos se conservaban en una variedad de sistemas como Microsoft Access®, Excel® y FileMaker Pro®. Kuchman recuerda la frustración que causaban estos datos descentralizados. “Como los datos son dinámicos, el hecho de contar con múltiples informes de datos similares hacía que gestionarlos fuese un auténtico problema. En un momento dado, un sistema de gestión de mantenimiento que teníamos desde principios de los noventa se metamorfoseó en ocho bases de datos separadas”, comenta. “No podíamos acceder a los datos correctos para analizarlos y obtener respuesta a las preguntas sobre áreas de nuestro mantenimiento correctivo y preventivo. Cuando los datos están consolidados, sabes que son precisos y en tiempo real”.

Una iniciativa para todo el estado
Con los datos centralizados, Kuchman prevé enviar este sistema integrado a las seis regiones del estado para su utilización en los procesos cotidianos de gestión de instalaciones. “Si podemos realizar parte del trabajo de carga de datos por adelantado, cuando lo enviemos a las regiones ya dispondrán de información actual”, afirma. Por ejemplo, hay aproximadamente 8.000 piezas de equipo inventariadas en el sistema. Kuchman cree acertadamente que las regiones no deberían repoblar sus propias bases de datos si la información ya está en el sistema del WSDOT.

El objetivo es tener diversas funciones de las instalaciones, como las órdenes de trabajo, en un sistema unificado para todo el estado. Para empezar, el 100% del mantenimiento preventivo y en demanda del Departamento de Transportes del estado de Washington se realizará a través de ARCHIBUS. Se ha identificado una serie de administradores de grupos de trabajo para asumir la responsabilidad de estas funciones en todo el estado. Cuando las operaciones están estandarizadas en todas las regiones, resulta más fácil para la Oficina de Instalaciones del WSDOT, como organismo de administración central, evaluar cómo se efectúa el seguimiento y se realiza el trabajo.

Con esta vista de pájaro del inventario y de la actividad regional, el WSDOT puede determinar de un modo más estratégico las necesidades de espacio. Por ejemplo, unos inventarios estatales precisos de los equipos de mantenimiento de carreteras ayudará a que el departamento de instalaciones diseñe lugares que puedan alojarlos. Además, la agencia podrá comparar mejor los procesos de gestión de cada una de las seis regiones, abordando cualquier cuestión y asignando fondos según corresponda.

Acceso a mejores herramientas para la toma de decisiones
Aunque el WSDOT no ha implantado aún el sistema en las regiones, ya está probando algunas de las funciones de los módulos individuales. Ya se ha utilizado el módulo de Planificación Estratégica de Espacios para pronosticar costes basándose en estándares de superficies para un proyecto en Vancouver, Washington. “Utilizando el módulo de Planificación Estratégica de Espacios, hemos elaborado tres tipos de presupuestos de espacio para comparar los costes de tres escenarios de ocupación diferentes en una nueva instalación”, afirma. “Tras evaluar los escenarios, determinamos que la solución ideal sería que nuestro departamento ocupase la nueva instalación junto con el personal del condado, lo que nos permite compartir espacios comunes y reducir costes”.

Hasta la fecha, el mayor beneficio que Kuchman y su grupo han obtenido es más de ese precioso recurso llamado tiempo. “Hemos observado un tremendo ahorro de tiempo cuando se trata de recopilar información y reflejarla en informes”, dice Kuchman. “En el pasado, teníamos que recopilar estos datos manualmente de múltiples fuentes, analizarlos y luego darles formato en el informe adecuado. Ahora los datos clave residen en ARCHIBUS, es un proceso más eficaz y nos podemos concentrar en lo que hacemos mejor: analizar los datos para ver cómo afectan a las operaciones globales”.

Cambio en el modo de trabajar
Los objetivos futuros incluyen la integración del sistema de Gestión del Mantenimiento del Edificio con las capacidades del Asistente Personal Digital (PDA). “El PDA es un verdadero incentivo para nuestro personal, que está deseando poder utilizar dispositivos portátiles en lugar de ordenadores de sobremesa para las órdenes de trabajo y el mantenimiento in situ”, comenta Kuchman. “También podremos justificar mejor el pago de salarios a los trabajadores, ya que pasan más tiempo trabajando en el campo que delante de un ordenador”.

Los esfuerzos de Kuchman incluyen la actitud abierta que tiene el WSDOT hacia la innovación. A través del proyecto de estandarización de ámbito estatal y los resultados ya logrados mediante la base de datos consolidada, el departamento ha descubierto una forma mejor y más rentable de trabajar. Kuchman aconseja a los que busquen sistemas CAFM que “se tomen su tiempo, se familiaricen con el sistema y lo prueben”. A pesar de la inversión inicial, el tiempo y las molestias que se ahorran al tener datos precisos y accesibles harán que el esfuerzo valga la pena.