¡Hoy Estados Unidos, mañana el resto del mundo!

Siemens conecta todas sus cuentas norteamericanas utilizando ARCHIBUS
por Tom Pagurek, Gestión de servicios integrados, Siemens Medical Systems, Inc.

La unidad de Gestión de Servicios Integrados de Siemens (Siemens Integrated Service Management - ISM) ofrece soluciones para varios proveedores en un solo punto que proporcionan a las organizaciones sanitarias mantenimiento y reparación de sus principales equipos médicos independientemente de cuál sea el fabricante de los mismos. ISM necesitaba encontrar una única solución de software que fuese asequible, pudiese satisfacer los requisitos de los clientes de Siemens y pudiese realizar las operaciones de Gestión de servicios integrados a escala mundial. Esto implica el mantenimiento de la actividad de equipos biomédicos en más de 140 instalaciones sanitarias situadas en ubicaciones distantes. Además, dicho software tenía que ser flexible, multilingüe, fácil de utilizar, personalizable y que cumpliese los requisitos impuestos por las operaciones empresariales a nivel global. ¿Y quién fue el ganador? ARCHIBUS.

Todo reside en la planificación
ISM había hecho uso de la aplicación Mantenimiento del Edificio de ARCHIBUS para gestionar un grupo selecto de cuentas individuales durante un periodo de 18 meses en ocho países. Tras un año de desarrollo interno, Siemens incorporó el uso de ARCHIBUS en sus 33 proyectos de ISM en Estados Unidos. Al utilizar Mantenimiento del Edificio, un sistema de información ejecutiva de fácil navegación con una interfaz personalizada dirigida mediante diálogos, Siemens observó que puede poner en práctica sus propias reglas empresariales y sus propios procesos internos para gestionar cada una de sus cuentas.

El modelo global
Se creó un equipo de gestión internacional con un único representante técnico para establecer los requisitos que debía satisfacer el software. Entre los requisitos que se trataron se encontraba la necesidad de que todas las oficinas de Siemens en todo el mundo utilizasen el mismo esquema para así garantizar el éxito del proyecto. El plan consistía en implantar ARCHIBUS en cada cuenta ISM de todo el mundo, a continuación reunir todos los datos en un único lugar para poder supervisar todas las operaciones según el siguiente esquema:
Siemens Integrated Service Management (ISM) offers single-point multivendor solutions which provide healthcare organizations with maintenance and repair on all key medical equipment-regardless of manufacturer. ISM needed to find a single software solution that was affordable, could meet the requirements of Siemens' customers, and could run the Integrated Service Management business worldwide. This means maintaining biomedical equipment uptime at more than 140 far-flung medical facilities. Furthermore, this software had to be flexible, multi-lingual, easy to use, customizable, and meet the requirements of the global business. The winner? ARCHIBUS.

• Implantar ARCHIBUS en cada cuenta ISM
• Reunir todos los proyectos ARCHIBUS en una base de datos centralizada para cada continente
• Unificar las bases de datos generales de todos los continentes en una base de datos global consolidada

Como Estados Unidos acapara la mayoría de proyectos de ISM, pronto se tomó la decisión de que el modelo debía ser probado allí. El modelo nacional era mucho más parecido al modelo global:

• Realizar un proyecto ARCHIBUS para cada cuenta ISM
• Poner ARCHIBUS a disposición del personal de campo de Siemens a través de un servidor local o de una conexión remota (dependiendo del alcance del proyecto de ISM)
  
• Recopilar todos los datos en una fuente central
• Consolidar los datos en una sola base de datos

Dicha base de datos centralizada serviría de herramienta profesional para reducir costes y, además, como depósito para una base de conocimientos estratégica.

Gestión de procesos
Al haber personal repartido por todo el país, y estando el personal de administración y gestión de ISM ubicado en Cary, Carolina del Norte, era imprescindible que todo el personal tuviese acceso a un método eficaz de transmitir información. Es muy frecuente que en una gran organización se utilice el correo electrónico para poner en marcha un proceso empresarial. Este método, aunque se usa ampliamente, es bastante ineficaz ya que no aporta método alguno para controlar su progreso. Si algo se pierde debido a los fallos habituales, o precisa algún cambio, requiere un correo electrónico o una llamada telefónica de seguimiento.
Mediante la utilización de ARCHIBUS, los registros de base de datos que se fundamentan en acontecimientos procedentes del personal de campo de Siemens son dirigidos hasta el miembro del personal de administración o gestión adecuado. Uno de dichos procesos es el proceso de compras; si un gestor in situ de Siemens necesita comprar una pieza cuyo precio supera la cantidad que tiene autorizada, éste sólo tiene que agregarla a su base de datos y ésta es dirigida de inmediato a la persona pertinente de la organización que tenga que aprobarla. En cualquier momento el gestor in situ puede revisar la orden de compra en su base de datos de proyecto para ver si se la han aprobado. No obstante, el proceso no se detiene en este punto; el gestor in situ puede hacer un seguimiento de todo el ciclo de vida de la orden de compra en “tiempo real” hasta el momento de recepción y pago de la factura por parte del centro de procesamiento. Éste es solo un ejemplo de cómo Siemens pone en práctica sus reglas de negocios al tiempo que facilita un sistema de bucle cerrado para obtener respuestas.

Uniendo los estados
Para unificar una base de datos consolidada, Siemens tuvo que crear en primer lugar un proyecto ARCHIBUS independiente para cada uno de los 33 proyectos de ISM en un servidor central ubicado en Cary, Carolina del Norte. Los datos procedentes de los 33 proyectos ARCHIBUS se combinan en un solo proyecto ARCHIBUS utilizando Sybase Replication Server. Se utiliza Sybase SQL Remote para sincronizar las bases de datos de proyectos de ISM (los cuales disponen cada uno de su propio servidor local) y obtener una réplica exacta de dicha base de datos de proyecto en el servidor de Cary. La sincronización del conjunto de datos mayor con los conjuntos de datos menores tiene lugar en “tiempo real”, facilitando la supervisión de toda la operación desde un punto central. La arquitectura abierta de ARCHIBUS ha permitido a Siemens utilizarla como algo más que una base de datos; es también una valiosa herramienta para gestionar los equipos biomédicos fundamentales de las organizaciones.