Procter & Gamble: Piense globalmente, actúe localmente

Las más de 300 marcas de Procter & Gamble son literalmente nombres muy conocidos en todo el planeta. Para sortear un clima económico turbulento, la empresa cambió hace poco su enfoque respecto a las marcas principales y se puso a investigar medidas para reducir costes. Con 1,3 millones de m2 (14 millones de pies cuadrados) en espacio de oficinas y centros de investigación, parecía obvio que Procter & Gamble podría conseguir un ahorro significativo aumentando los niveles de capacidad de sus edificios a escala mundial. De esta tarea se encargó la organización Workplace Services (WPS) como parte de la organización Global Business Services (GBS) de Procter & Gamble. Un pequeño grupo dentro de WPS utilizó ARCHIBUS como ayuda para responder a la misión general de Procter & Gamble, y luego la implementó globalmente.

Desarrollo de un lugar de trabajo más rentable
Dado que los 17 mayores sitios dedicados a Centros de investigación y Oficinas de administración representaban el 75% de la propiedad inmobiliaria total de la empresa, éstos sitios se convirtieron en objetivos prioritarios para el proyecto de ARCHIBUS. Según Richard Angel, Gestor de proyectos de WPS en Procter & Gamble, él y su equipo del Proyecto global enfocaron este desafío siguiendo esta ecuación: ‘Estandarizar x Simplificar x Sincronizar = Ahorro’. “Nuestros objetivos eran eliminar la duplicidad de esfuerzos, disminuir la complejidad, implementar un sistema fácil de usar e integrar todos nuestros procesos”, comenta Angel. “Una vez centralizada la información en ARCHIBUS, pudimos dar fácilmente informes de gestión según eran necesarios”. Con esto en mente, el equipo desarrolló una estrategia para los complejos que aprovechaba la información que se tenían en ARCHIBUS con datos de SAP, Maximo (donde estuviera implementado) y otros sistemas empresariales. A continuación, extendieron los estándares y procesos en las operaciones mundiales de Procter & Gamble, asegurándose de que todos los sitios —ya estuvieran en Cincinnati o Caracas— gestionaran su espacio siguiendo unas directrices corporativas comunes.

La organización WPS reconoció rápidamente la necesidad de equilibrar eficacia de espacio y estética. “Si bien nuestro objetivo era incrementar los niveles de ocupación, también queríamos asegurarnos de que el entorno laboral que ofreciésemos fuera agradable”, explica Angel. Así que, en vez de limitar a los empleados a estaciones de trabajo existentes, los equipos locales de WPS remodelaron los sitios, introduciendo nuevos estándares de espacios de trabajo, escritorios flexibles para empleados que trabajaran de vez en cuando desde casa y más salas de reuniones y espacios para grupos de estos. En algunos casos, se invitó a los departamentos a participar en el diseño de sus espacios de trabajo mediante la elección de colores y distribuciones. El equipo global también introdujo escalas de referencia (benchamarks) corporativa, incluyendo áreas arrendables, población y capacidad. Estas cifras, que se encuentran en ARCHIBUS, ayudan al equipo a medir la eficiencia de sus edificios y a decidir quienes los ocuparán. Con este solo proyecto, la organización Workplace Services ha generado hasta ahora un ahorro anual para la empresa superior a 20 millones de dólares.

Desarrollo de estándares
“También teníamos que aplicar los mismos estándares a todos los sitios”, dice Angel. Es importante que los estándares de datos desarrollados puedan aplicarse globalmente, ya que se necesita la información para informes globales o para diferenciar datos dentro de la base de datos global. “Tenemos que pensar globalmente, pero actuar localmente”, afirma Angel. Dado que Procter & Gamble tiene uno de los mayores sistemas SAP integrados, la información de este sistema sirve para manejar los estándares de datos que desarrolla el equipo del Proyecto global. Los estándares se mantienen en códigos de edificio, que se derivan de SAP y se definen centralmente, mientras que los códigos de plantas y espacios pueden definirse localmente en función de las necesidades de los sitios. En el nivel organizativo, Empleado, Departamento, División y Unidad de negocio se definen en SAP y se mantienen en Bases de datos corporativas maestras. Los sitios pueden definir su propia información sobre lugares, teléfonos y buzones de correo. Para integrar global y localmente las necesidades de informes en una sola plataforma, el equipo actualiza ARCHIBUS con detalles de resúmenes sobre edificios para sitios pequeños a través de una transferencia automática mensual desde el sistema inmobiliario de la empresa.

El equipo, con un conjunto de estándares centralmente definidos, ha dirigido sus esfuerzos a establecer procesos comunes que se acepten en toda la organización. “Tratamos de utilizar buenos ejemplos para ilustrar nuestros procesos, lo que resulta de mucha ayuda para la gente que habla inglés como segunda lengua”, comenta Angel. “A medida que se incorporan nuevos sitios, podemos enseñarles fácilmente cómo funcionamos”.

Trabajo desde cualquier sitio, a cualquier hora y de cualquier persona
Procter & Gamble es una verdadera organización global, con 520 edificios de oficinas/laboratorios repartidos en 160 países. Por lo tanto, era crucial que las tecnologías empleadas para gestionar el espacio pudieran ser compatibles con el trabajo desde cualquier sitio, a cualquier hora y de cualquier persona que cumpliese el perfil de seguridad. Inicialmente, la base de datos se encontraba en la infraestructura centralizada que Procter & Gamble mantenía en su sede central de Cincinnati, Ohio, y la aplicación funcionando en la estación de trabajo local. Esto funcionaba bien para los usuarios de la zona de Cincinnati, pero los sitios remotos experimentaban largos tiempos de respuesta, como unas 27 veces más largos. Un segundo diseño solucionó este problema mediante la emulación de terminal Citrix en la estación de trabajo remota, accediendo a la base de datos central y a los servidores de aplicación. El asesor tecnológico Fine Arts Software también introdujo la función Virtual Private Database de Oracle, que permite restringir datos por sitio. Así pues, los usuarios de Ginebra sólo pueden ver la información de Ginebra. El sistema también admite una mezcla de unidades de medida del sistema métrico y del sistema imperial.

“El equipo del Proyecto global combinó recursos de los departamentos de gestión de instalaciones, inmuebles y tecnología informática con objetivos comunes y una estructura de gestión sencilla”, comenta Angel. “Esto fue una gran ventaja”. En la actualidad, el equipo da soporte a sitios nuevos y existentes, y la infraestructura corporativa admite métodos de trabajo virtual, permitiendo que los recursos locales y globales colaboren como si estuvieran juntos.

Además, el sistema de informes FAST Web del asesor tecnológico Computerized Facility Integration, Inc. permite a Procter & Gamble crear informes para la Web, a los que pueden acceder los gestores cuando les hagan falta. “Esto reduce el trabajo necesario para producir y distribuir informes sobre espacio y repercusión de costes”, comenta Angel.

Crece una iniciativa popular
Tras el éxito de su implantación global, Procter & Gamble tiene previsto ofrecer todavía más información a su comunidad internacional. “Nuestra visión es crear un entorno de autoservicio basado en la Web que haga uso de ARCHIBUS y los datos heredados”, explica David Tufts, Jefe de sección de Workplace Services Information Systems. La empresa seguirá una estrategia a tres bandas, incluyendo un portal Web corporativo para flujo de trabajo y comunicaciones, gestión de espacio usando ARCHIBUS y procesos de órdenes de trabajo utilizando Maximo.

“Este proyecto global es un buen ejemplo de cómo una iniciativa de base puede crecer hasta convertirse en una importante estrategia para la organización de gestión de las instalaciones”, comenta Angel. “El proyecto sigue siendo gestionado por un pequeño grupo de los departamentos de gestión de instalaciones, inmuebles y tecnología informática; y ha logrado tanto —si no más— como otras empresas con presupuestos mucho mayores para proyectos de este tipo”.