ARCHIBUS - City of Orlando Success Story

La ciudad de Orlando utiliza ARCHIBUS como sistema de apoyo para la recuperación de infraestructuras tras el paso del huracán

Según la Agencia Federal para la gestión de emergencias (FEMA, Federal Emergency Management Agency), la temporada de huracanes del Atlántico del 2004 fue una de las más devastadoras de la historia y la que presentó más casos de reclamaciones, con daños estimados en miles de millones de dólares.
En un periodo de tan solo unos meses, cuatro huracanes llegaron a la zona de Orlando, Florida, y tres de ellos causaron grandes daños estructurales y ocasionaron gastos en limpieza y reparaciones superiores a $40 millones de dólares estadounidenses. Los continuos vientos de 185 Km/h (115 mph) del huracán Charley en el mes de agosto arrasaron los árboles de la ciudad; Leu Gardens, el jardín botánico de aproximadamente 20 hectáreas (50 acres) de la ciudad, sufrió una pérdida del 70% de sus árboles de dosel. “Orlando ha sido considerada durante muchos años como la ‘ciudad hermosa’, pero durante un tiempo tuvo el aspecto de una zona devastada”, comentó Angela Sorensen, especialista financiera de instalaciones de la ciudad de Orlando.

Una solución rápida y adaptable
Debido a que los huracanes azotaron a la ciudad con intervalos de tres semanas entre cada uno de ellos, la División de gestión de instalaciones (Facility Management Division) de la ciudad tuvo muy poco tiempo para evaluar, establecer las prioridades y reparar los daños ocasionados por la última tormenta antes de prepararse para la próxima. Mientras tanto, la división de gestión de riesgos (Risk Management Division) de la ciudad necesitaba una lista de los daños y costes estimados en las aceras, cercas, tejados, edificios, jardines, etc. que fueron afectados. Esta división pidió ayuda a la división de gestión de instalaciones, y a Sorensen, para compilar esta información.
Reunir la información solicitada por la división de gestión de riesgos supuso un nuevo desafío considerando la magnitud del desastre que afectaba a toda la ciudad. La ciudad tiene 48 divisiones dentro de sus 10 departamentos, que incluyen policía, bomberos y obras públicas, y muchas de estas áreas enviaron sus listas de daños en diferentes formatos. “Necesitábamos obtener todos los datos de los diferentes documentos en un solo lugar para que la redacción del informe resultara más fácil.”, dijo Mike Burnett, responsable del desarrollo de aplicaciones, gestión tecnológica y soporte del software. “La importancia de estandarizar la información central en ARCHIBUS y de distribuirla por toda la ciudad resulto evidente inmediatamente al intentar fusionar la información que se recibía sobre los daños."

Evaluación de los daños
El objetivo era poder presentar a la División de gestión de riesgos informes que incluyeran detalles, por ejemplo, el lugar, edificio o departamento, tipo de daño (edificio, construcciones en espacios abiertos y espacio verde en sí), descripción, estimación de costes y nombre del huracán que causó el daño. A cada incidente se le asignó un estado específico, es decir, si requería de una reparación de emergencia o permanente, y aquellos incidentes que requerían reparación de instalaciones se incluyeron en la aplicación de gestión de operaciones en edificios (Building Operations Management) de ARCHIBUS, en la que se crearon órdenes de trabajo. Esto aseguró que el trabajo de reparación de las instalaciones estuviera programado, actualizado y presupuestado desde una sola ubicación.
La estimación inicial de los daños causados en las instalaciones de la ciudad después del huracán Charley fue de aproximadamente $1,05 millones de dólares, limitado principalmente a daños en tejados y en el sistema de agua. La estimación de daños de las dos últimas tormentas sumó una cantidad adicional de $2,05 millones de dólares. Se calculó que los costes totales que la ciudad de Orlando tuvo que afrontar en la temporada de huracanes del 2004 superaron los $40 millones de dólares y la mayor parte estuvo destinada a gastos de limpieza, que incluyen la mano de obra y el equipamiento necesario para limpiar y retirar las montañas de escombros que dejaron las tormentas.

Seguimiento de costes reembolsables
FEMA es la organización federal responsable de la recuperación en caso de incidente nacional. Algunos de los gastos de recuperación que tiene la ciudad pueden ser rembolsados por parte de esta organización federal. Cuando se solicitó información sobre los costes de reparación a causa del huracán que afectó a las instalaciones de la ciudad de Orlando, la división de instalaciones pudo suministrar dicha información a nivel departamental. “Este informe se extrae de la vista Solicitud de trabajo (Work Request) en ARCHIBUS”, explica Sorensen. “Solamente llevó unos minutos confeccionarlo”. Sorensen realiza una restricción utilizando un identificador, HURRICANE%, en el campo de descripción del trabajo.
ARCHIBUS también realiza el seguimiento de otros datos fundamentales. “Determinados porcentajes de los costes de reparación se pueden rembolsar, por lo que es importante que llevemos registros fiables de nuestros costes de trabajo”, expresa Burnett. “Por ejemplo, FEMA solamente rembolsa las horas extras de trabajo, por lo que es importante que la prueba de las horas trabajadas en las reparaciones a causa del huracán concuerden con las órdenes de trabajo que se encuentran en ARCHIBUS. Cuando FEMA lleve a cabo sus auditorías, comprobará estos registros para verificar el reembolso de trabajo”. Estos y otros informes de ARCHIBUS tendrán vigencia durante todo el tiempo que se tarde en reconstruir la ciudad.