La base de datos integrada de Mass General incrementa la productividad del espacio para la investigación
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Un nuevo software que optimiza la capacidad de planificación de espacios

El Massachusetts General Hospital (MGH) de Boston posee un sofisticado sistema integrado de ayuda en la toma de decisiones para la gestión de espacios instalados y en funcionamiento a pesar de que tres años antes se le informó que era imposible instalar este tipo de sistema. Aunque originalmente fue diseñado como una herramienta de gestión para ser utilizada en un entorno de investigación, también puede usarse con eficacia en cualquier tipo de organización en la que existan relaciones entre el espacio, la financiación y la dotación de personal. El sistema permite que el MGH identifique qué grupos, unidades o investigadores principales están utilizando su espacio de investigación, dónde está ubicado ese espacio y, lo que es más importante, de qué manera se utiliza y se financia dicho espacio.

“El beneficio más inmediato es que las modificaciones de datos se realizan automáticamente a medida que el sistema recibe información de cinco fuentes principales, que incluyen el Departamento de Instalaciones y Bienes Inmuebles (Real Estate and Facilities Department), la oficina de admisiones y los departamentos de recursos humanos, contabilidad y gestión de subvenciones”, indicó Michael Fisher, Director Administrativo del Grupo de Gestión del Espacio de Investigación (RSMG, Research Space Management Group) del MGH. “En tan sólo unos minutos, podemos consultar información interrelacionada e increíblemente detallada sobre nuestro espacio de investigación. Antes de que el sistema estuviera instalado, la recopilación de estos mismos datos de forma manual podía llevar semanas o meses.”

Fisher estima que el diseño y el desarrollo del sistema cuesta aproximadamente $1,5 millones de dólares, sin incluir los costes del hardware. Se espera que esta cantidad se amortice rápidamente con un aumento en la productividad y con la reducción del tiempo empleado en cada proyecto. La utilización del sistema ha permitido al MGH aumentar la recuperación indirecta de gastos en aproximadamente $1,4 millones de dólares durante los últimos 12 meses sin el aumento correspondiente del espacio.

Según Fisher, la base de datos se creó, en parte, porque no queda sitio para ampliar el espacio de investigación en los edificios existentes en el MGH, que se encuentra literalmente encerrado en el centro de Boston. La base de datos ayudará al RSMG a optimizar el uso del espacio existente, mientras que la financiación de la investigación en el MGH sigue superando la tase de inflación en al menos un seis por ciento anual, la inflación experimentada durante la última década.

El MGH gestiona el programa hospitalario de investigación más grande de Estados Unidos, con más de 74.320 metros cuadrados destinados a esta tarea. El gasto medio anual es de aproximadamente $200 millones de dólares. Con respecto a la falta de espacio físico, ya se encuentra en su etapa final la construcción de instalaciones para la investigación en el cercano campus de Charlestown; sin embargo, Fisher y su equipo saben que este espacio no será suficiente cuando el edificio esté habilitado.

Sistemas de integración
La nueva base de datos, conocida en el ámbito del MGH como el Sistema de Gestión del Espacio de Investigación (SMS, Research Space Management System) es la primera base de datos multifuncional para la gestión de espacios que se utiliza en un centro de investigación académico. Fisher está seguro de esta afirmación después de haber tenido numerosas reuniones con administradores de investigación de todo el país. En el MGH, el sistema se usa para conectar deforma dinámica el espacio, las subvenciones para investigación y los investigadores principales con sitios de investigación específicos. Además, el sistema usa la utilización del espacio como una medida sustituta de la actividad de investigación en lugares físicos específicos; esto permite a la administración determinar qué departamentos utilizan el espacio asignado de manera más eficiente.

Fisher destaca que cuando el MGH propuso por primera vez el sistema en 1997, un gran número de expertos afirmaron que el funcionamiento no sería posible. “Estas dudas se basaban en el hecho de que nuestro sistema principal se ejecuta en Microsoft SQL Server, que es un motor de base de datos estándar, mientras que los componentes CAD del sistema lo hacen a través de Sybase SQL Anywhere”, explicó Fisher. En aquel momento, estos dos programas de software no tenían la capacidad de comunicarse entre sí. Para complicar aún más las cosas, el MGH pretendía llevar esa comunicación un paso más adelante mediante el desarrollo de una base de datos completamente sincronizada que fuera tanto multifuncional como relacional. Todos los cambios y las actualizaciones en la base de datos de SQL, por ejemplo, un gasto en las subvenciones, cambios en el personal o una reasignación de espacio, se reflejarían automáticamente en los archivos de planos de CAD del sistema y, en consecuencia, se podrían mostrar en cada plano de planta relevante.

A pesar de las dudas iniciales de los programadores, el MGH junto con un equipo de consultores externos (Breakaway Solutions de Boston y IDS de Langhorne, Pa.) encontraron la manera de hacer que la base de datos funcionara. Los analistas de espacio principales del RSMG lideraron la conceptualización y la prueba de usuarios del sistema, mientras que los consultores encabezaron la programación principal y coordinaron la funcionalidad de CAD del sistema.

Funcionamiento del SMS
En general, dos servidores centrales reciben la descarga de datos de cinco fuentes principales: los departamentos de instalaciones y bienes inmuebles, gestión de subvenciones, recursos humanos, contabilidad, y la oficina de admisiones del hospital. Además, los analistas de espacio introducen información demográfica complementaria con respecto a las características del espacio y a las asignaciones del personal y de financiación.

El SMS se compone de seis módulos: inicio/edición, análisis/informes, modelado, CAD/gráficos, buscador “seeker” (herramienta de búsqueda sofisticada) y un módulo de gestión. “El primer módulo, inicio/edición, fue el más complicado de desarrollar”, indicó Fisher. “Este módulo sirve como puerta de acceso principal al sistema y se utiliza para recopilar todos los datos relevantes para las múltiples tablas del sistema. La recopilación y entrada inicial de datos fue un proceso que necesitó mucho tiempo.”

El módulo de modelado permite al MGH evaluar varias situaciones hipotéticas, por ejemplo, comparaciones de costes o esquemas de diagramación, sin afectar a los datos de la situación actual. Fisher afirma que ésta es una de las características más interesantes del sistema, analizada desde la perspectiva de la gestión de recursos. La pantalla de modelado está codificada en rojo para que los usuarios puedan identificar fácilmente si están en modo de “modelado” o “realidad”. Los datos introducidos en modo de modelado no llegan a la base de datos real, que está diseñada para conservar su integridad.

El módulo de análisis/informes genera informes detallados basados en los parámetros distintivos de los criterios de búsqueda del usuario. Las características como la codificación por color, los gráficos de barras, los gráficos circulares y otros recursos gráficos permiten a los usuarios crear informes que representan visualmente los datos solicitados. Muchos informes combinan tablas de datos con planos de planta; los espacios específicos o las áreas a las que se hace referencia en las tablas están identificadas con color o sombreado en el plano de planta adjunto a ellas.

El módulo de CAD suministra gráficos para revisar a través de una interfaz visual de CAD, que muestra los datos como atributos de espacio directamente en los planos de planta. El modelado de gráficos también se puede hacer a través del uso del software AutoCAD en este módulo. El módulo de gestión ayuda a dirigir el resto de los módulos.

Actualmente, el MGH está recopilando datos para ser usados en futuros módulos, que incluyen un módulo de seguridad que ayudará a realizar un seguimiento de elementos tales como materiales peligrosos y licencias para materiales radioactivos. Fisher también tiene planeado un módulo de equipamiento especializado para simplificar la búsqueda de equipos extremadamente extraños o costosos.

Evaluación del SMS
El RSMG puso a prueba a esta nueva base de datos durante la etapa de planificación de las nuevas instalaciones para la investigación, Edificio 114, que se encuentra en el campus de Charlestown. Después de identificar qué programas se trasladarían al nuevo edificio, los analistas del RSMG crearon un modelo inicial en el que se detallaba todo el espacio, el personal y los recursos financieros pertenecientes a los programas. A continuación, crearon varios modelos para determinar qué configuraciones de ubicación del nuevo edificio maximizaban la recuperación de la inversión y, al mismo tiempo, ofrecían un espacio óptimo para cada programa.

La misma metodología se utilizó para elegir los programas de reemplazo que ocuparían las áreas que dejaron libres los programas que fueron reubicados. “Es contradictorio que hayamos estrenado este software de alta tecnología con el Edificio 114” dijo Fisher y explicó que el edificio en sí es más un edificio histórico que de tecnología avanzada. El edificio tiene profundas raíces históricas como parte del Charlestown Yard y es una parte integral del proyecto de restauración Walk to the Sea que se lleva a cabo en Boston, por lo que los arquitectos y diseñadores sufrieron las limitaciones impuestas por las estrictas normas estatales y de la ciudad que impiden que se modifique el tamaño y el aspecto de la estructura.

Una inversión que vale la pena
Cuando se le preguntó a F. Richard Bringhurst, M.D., si el SMS había resultado ser una decisión exitosa durante la etapa de prueba inicial, él respondió con un “sí” rotundo. Bringhurst es presidente suplente del Comité Ejecutivo de Investigación (Executive Committee on Research) del MGH y el impulsor y guía del desarrollo del SMS.

“Podríamos haber comprado un sistema ya diseñado, pero no lo encontramos”, comentó Bringhurst. Además, agregó que algunos de los desafíos en la programación inicial a los que tuvo que enfrentarse el MGH serán resueltos en breve gracias a las nuevas versiones del software subyacente.

Fisher cree que los institutos de investigación, particularmente aquellos que tienen elevadas tasas de rotación en sus espacios de laboratorio, son entornos ideales para las bases de datos integradas. “Dedicar tiempo adicional para crear una base de datos verdaderamente integrada y multifuncional puede traducirse en un aumento de la productividad y en progresos en la calidad, ya que permite controlar y verificar niveles de datos extremadamente detallados”.

Gracias a las muestras de eficacia que ha dado el SMS en el Grupo de Gestión del Espacio de Investigación (Research Space Management Group), otros departamentos del MGH están analizando el modo de utilizar esta tecnología. Como indica Fisher: “Seguiremos buscando otras maneras de ampliar el sistema y de usar las convenciones que se generan dentro de las bases de datos del SMS.”

Por Amy Cammell
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