Descripción del plan de gestión electrónica de instalaciones de MetLife

En 1863 un grupo neoyorquino de hombres de negocios reunió 100.000 dólares para fundar una empresa que asegurase a los marinos y soldados que participasen en la Guerra Civil ante discapacidades derivadas de heridas, accidentes y enfermedades producidas durante la guerra. En 1868 la empresa comenzó a ofrecer seguros “ordinarios” destinados a la clase media, tomando el nombre del distrito Metropolitano de Nueva York, en el cual la empresa había experimentado un gran éxito. En la actualidad, MetLife tiene en vigor una cantidad de 2,1 billones de dólares en seguros de vida. Para prestar apoyo a este volumen de operaciones, el grupo de Servicios e instalaciones de la empresa ha ideado un programa de Gestión electrónica de instalaciones (e-FM) que reúne varios productos de software y presta apoyo a las operaciones de inmuebles e instalaciones de MetLife.

Descripción de la ruta

MetLife utiliza varios productos de software para gestionar su cartera de activos físicos. No obstante, según Karalyn Ditaranto, Gestora de proyectos del departamento de Servicios e instalaciones de MetLife, la utilización de demasiadas aplicaciones puede provocar frustración y un aumento de los costes. En el proceso de satisfacción de las necesidades de la empresa se encuentran los siguientes problemas: solapamiento de funciones, duplicación de datos, excesiva cantidad de informes de datos de baja calidad y, sin embargo, escasez de informes de gestión de primer nivel y limitaciones en la distribución a los usuarios, clientes y proveedores de MetLife.

Como respuesta, MetLife ha constituido un proyecto de gestión electrónica de instalaciones que podría consolidar y controlar todos los datos de inmuebles dentro de una única base de datos, que reúna toda la información de gestión de propiedades y arrendamientos, de gestión del espacio, de gestión de traslados, así como de gestión de proyectos y planificación estratégica. Esta solución también podría ofrecer la posibilidad de gestionar órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo, muebles y equipos y “hoteling”. “El objetivo es crear un sistema frontal global basado en Internet al que se pueda acceder a través de la intranet de servicios y instalaciones de MetLife”, comenta Ditaranto. Este sistema también se va a integrar en sistemas corporativos con fines de carácter financiero.

Integración con PeopleSoft

La integración no es ninguna novedad para el grupo de Servicios y instalaciones de MetLife. En 2001 este grupo desarrolló una interfaz entre ARCHIBUS y el programa de gestión de activos de PeopleSoft® en un esfuerzo por realizar un mejor seguimiento de la ubicación, la propiedad y el estado de los activos físicos de la empresa.

En palabras de Ditaranto: “nuestro objetivo es que al recibir en MetLife nuevos activos, podamos asignarlos a ubicaciones y empleados específicos a través de ARCHIBUS antes de pasarlos a PeopleSoft". “A continuación, cuando un nuevo proyecto precise mobiliario, podemos utilizar la información de seguimiento de activos para localizar los equipos que no se estén utilizando y que puedan ser trasladados a otro lugar en vez de comprar nuevos elementos”. Este minucioso seguimiento también puede reducir el número de activos que necesitan eliminarse en una empresa del tamaño de MetLife, lo cual puede suponer un ahorro importante.

La integración entre ARCHIBUS y PeopleSoft ha sido de especial utilidad durante un reciente traslado a gran escala en el que se reubicaron 1.700 empleados de MetLife de forma simultánea. “Para preparar el traslado, creamos disposiciones de prueba en la aplicación Planificación Estratégica de Espacios”, comenta Ditaranto. "Íbamos recibiendo datos procedentes de PeopleSoft de forma regular, dichos datos contenían información sobre empleados como, por ejemplo, nuevas contrataciones y bajas laborales. Si alguno de estos datos de PeopleSoft mostraba, por ejemplo, la rescisión del contrato de algún empleado, podíamos modificar en consecuencia nuestras disposiciones de prueba”. Según Ditaranto, este sistema ha facilitado la reubicación de cientos y cientos de empleados. Los empleados restantes, unos 500, se trasladarán a finales de este año.

MetLife también utiliza ARCHIBUS para facilitar el mantenimiento de la información sobre arrendamientos internos. "Mensualmente, remitimos informes de ARCHIBUS a los controladores de la empresa", comenta Ditaranto. “Estos informes se introducen en el Libro mayor, del cual los clientes obtienen el control de gastos, lo cual nos ayuda a dar una mejor respuesta a los clientes que se preguntan cómo se calculan sus arrendamientos”. Entre otros informes frecuentes se incluyen el de vacantes, número de empleados y análisis de edificios. “La velocidad y facilidad de utilización del sistema son importantes cuando se trata de elaborar informes”.

Creación de un depósito centralizado

El sistema de gestión electrónica de instalaciones también hace que ARCHIBUS se posicione como depósito central para tareas de mantenimiento de edificios, sobre todo de mantenimiento preventivo. Por ejemplo, el mantenimiento físico en demanda se gestiona actualmente a través de un proveedor de servicios de aplicaciones (ASP) respaldado por Cushman and Wakefield. El proyecto de gestión electrónica de instalaciones añade a la mezcla el mantenimiento preventivo desde ARCHIBUS, utilizando datos de mantenimiento del edificio y centralizando el proceso de órdenes de trabajo. Esto incluye el seguimiento de la cantidad de trabajos que se están realizando, los encargados de los mismos, la información de facturación, así como otras estadísticas de gestión de órdenes de trabajo.

MetLife también va a integrar ARCHIBUS con Lease Harbor, un proveedor de servicios de aplicaciones que ayuda a gestionar las 35 propiedades arrendadas y en propiedad de la empresa. Lease Harbor va a enviar información a ARCHIBUS, que actuará como depósito central. “Se puede consultar toda nuestra cartera, tanto de propiedades como de arrendamientos, con información como, por ejemplo, del número de empleados, costes y metros cuadrados”, comenta Ditaranto. “Desde cualquier lugar podemos marcar el departamento o centro de costes y obtener estadísticas de cualquiera de nuestras propiedades. A nosotros nos parecerá parte de un sistema totalmente homogéneo”. Agregando FM Studio (producto de la Red de desarrolladores de ARCHIBUS) a esta mezcla de aplicaciones, MetLife podrá crear y distribuir informes fácilmente en la Web.

Soluciones de alojamiento de aplicaciones

MetLife decidió utilizar una solución de alojamiento de aplicaciones del socio comercial de ARCHIBUS AssistGlobal para respaldar el proyecto de gestión electrónica de instalaciones. Esto crea un portal de información creado expresamente para este fin denominado Data Condo, el cual se basa en tecnología de "thin client" (cliente ligero) de Citrix. “Tenemos acceso a ARCHIBUS, AutoCAD, Crystal Reports y FM Studio a través de un escritorio virtual”, explica Ditaranto. “Todo lo que se necesita es una conexión a Internet para descargar la información ya que ésta se encuentra disponible en cualquier momento y lugar. No sólo hemos eliminado numerosos costes en informática, sino que también estamos obteniendo el apoyo que necesitamos”. Los clientes del departamento, entre los que se incluyen numerosas líneas de negocio de MetLife, pueden acceder al portal Web de servicios e instalaciones en cualquier momento, sirviéndose ellos mismos la información que necesitan para llevar a cabo sus rutinas diarias.

El proyecto de gestión electrónica de instalaciones beneficia a los administradores de espacio, gestores de operaciones, diseñadores y gestores de proyectos, planificadores estratégicos y demás, abriendo, según Ditaranto, las avenidas de la comunicación entre departamentos. “El autoservicio es en la actualidad nuestro objetivo número 1”, comenta.