Macromedia diseña una mejor estrategia inmobiliaria

Si visita cualquier sitio Web podrá ver el trabajo de Macromedia en acción. Como proveedor de tecnologías de Internet tales como ColdFusion®, Flash™ y Dreamweaver®, los productos de la empresa son esenciales para lograr una comunicación interactiva y moderna. Como otras muchas empresas tecnológicas, Macromedia ha visto erosionada su cuota de crecimiento, consolidación y adquisiciones en los últimos años. Pero gracias a ARCHIBUS, Macromedia ha aprovechado estos cambios en su favor aplicando de manera estratégica la información sobre el uso de espacio en los procesos de planificación inmobiliaria de la empresa. Como resultado, Macromedia ha ahorrado millones de dólares gracias a una consolidación concienzuda y ha contribuido a conseguir un entorno laboral mucho más cómodo para sus empleados, y todo esto sin apartar la vista del futuro.

Una empresa en proceso de cambio
Jim Morgensen, vicepresidente de Bienes Inmuebles, Instalaciones y Servicios llegó a Macromedia cuando la empresa todavía dependía de encargados de planificación que inspeccionaban los edificios en persona. “En aquel momento Macromedia era una empresa en expansión, con un montón de traslados, incorporaciones y cambios”, comenta. A pesar de la imagen de alta tecnología de la empresa, los encargados de la planificación iban por las plantas contando cubículos y personas, lo que no es una forma muy fiable para una compañía de desarrollar un plan estratégico. Morgensen ya había observado el valor del software de gestión de instalaciones en su anterior trabajo en Silicon Graphics, Inc. (SGI). Allí utilizaba ARCHIBUS para incrementar la eficiencia del espacio, descubriendo finalmente que del 6% al 7% del espacio de la empresa estaba vacante o desaprovechado.

Dada su experiencia en SGI, Morgensen pudo recomendar ARCHIBUS como forma de aumentar el rendimiento de espacio de Macromedia. “Yo estaba acostumbrado a tener ordenados informes mensuales de ARCHIBUS sobre ocupación y vacantes”, comenta. “En vez de eso, teníamos una serie de planos de plantas y número de empleados, pero ninguno era exacto. ¡No sabíamos si un espacio estaba ocupado por un empleado temporal, un asesor o el perro de alguien! Con ARCHIBUS la optimización de nuestro espacio se convirtió casi al instante en algo más sencillo”.

La consolidación es rentable
Macromedia empezó creando informes precisos y defendibles sobre el uso de espacio e infraestructuras de la empresa. “Mucho antes, ARCHIBUS nos ayudó a identificar el espacio sobrante y a encontrar formas para aprovecharlo mejor. Y ahora que la empresa vuelve a crecer, nos permite anticipar y planificar nuestras necesidades futuras”, afirma Morgensen. El hecho de tener cifras de ocupación precisas pronto resultó rentable. Con la adquisición de una empresa, Macromedia contrajo un compromiso de arrendamiento de un edificio en Massachusetts, EE.UU. “Después de evaluar la forma en que cada unidad de negocio estaba usando el espacio, pudimos consolidar las operaciones de unos 21.000 m2 (225.000 pies cuadrados) en 7.500 m2 (80.000 pies cuadrados) y subarrendar el resto, reduciendo los costes en un valor aproximado a 2 millones de dólares al año”, afirma Morgensen.

En menor medida, Macromedia pudo concentrar sus operaciones en algunos de sus edificios de San Francisco, un logro muy loable en semejante mercado inmobiliario. “Con ARCHIBUS pudimos planificar espacio contiguo para empleados y organizar infraestructura y espacio compartido —como laboratorios de ingeniería de software— reduciendo el total de nuestros gastos inmobiliarios”, comenta Morgensen. “Además del potencial de ingresos que conseguimos al subarrendar espacio, ahorramos dinero al cancelar costes por nuestros bienes inmuebles y equipo asociado a los que estábamos comprometidos”.

Seguimiento de empleados
Morgensen y su equipo trabajan con el departamento de Recursos Humanos (RR.HH.) de Macromedia para hacer un seguimiento de cómo y dónde trabajan los empleados y los recursos que necesitan. “Hemos vinculado registros de personal en ARCHIBUS con los registros de PeopleSoft® de RR.HH.”, comenta Morgensen. “Las nuevas contrataciones y bajas laborales se introducen en ARCHIBUS con el fin de mantener cifras precisas sobre ocupación y vacantes”. Macromedia gestiona su proceso de traslados internos a través del “Proceso de traslado rápido” personalizado que ha desarrollado el socio comercial de ARCHIBUS Robert Stephen Consulting, LLC. “Nuestros registros de espacio nunca han sido más exactos”, afirma Morgensen. Y gracias a la sincronización cada noche entre ARCHIBUS y PeopleSoft que actualiza el buscador de personas interno de Macromedia, los empleados de Macromedia ya no tienen que vagar a la deriva buscando el escritorio de algún colega.

La sincronización con los registros de RR.HH. produce además otros beneficios. Por ejemplo, una tabla personalizada en ARCHIBUS por el socio comercial de ARCHIBUS de Macromedia asocia tarjetas de acceso, llaves físicas, estacionamiento y cualquier nivel de entrenamiento que pueda tener un empleado (como TDE), con cada miembro del personal. Con estas herramientas es fácil para Macromedia identificar lo que hay que recuperar cuando un empleado termina su relación laboral con la empresa, así como la plaza de estacionamiento y la estación de trabajo que quedarán disponibles.

ARCHIBUS también ayudó al departamento de RR.HH. a tener controlado el número de trabajadores a distancia de Macromedia. La comparación de un informe de ocupación de ARCHIBUS con un informe de RR.HH. sobre todos los empleados generó un número preciso de trabajadores a distancia. En la actualidad, RR.HH. utiliza esta información para justificar y desarrollar iniciativas, como programas ergonómicos, para teletrabajadores. Por el momento, Morgensen y su equipo tienen un mejor sentido de los espacios que sólo se usan a tiempo parcial. La aplicación ARCHIBUS Overlay para AutoCAD® con Gestión de Diseño ha demostrado ser una valiosa herramienta para los encargados de planificación de Macromedia a la hora de comunicar la disponibilidad de espacio a los usuarios finales. Los gestores pueden ver la planta entera que alberga a los miembros de su equipo y planificar de mejor forma la vecindad de su grupo, así como la vecindad con otros departamentos.

Información accesible
Macromedia también utiliza Space View, un producto de Robert Stephen Consulting, LLC, con el que se puede acceder en línea a las cifras sobre vacantes y ocupación. Las rutinas automatizadas de AutoLisp crean archivos DWF cada noche, de modo que los datos siempre están actualizados. El Data Condo™ del socio comercial de ARCHIBUS AssistGlobal actúa como Proveedor de Servicios de Aplicaciones (ASP) fiable para Macromedia. “El Data Condo funciona realmente bien, permite que nuestro sistema funcione sin problemas sin exigir mucho tiempo y recursos a nuestro departamento de TI”, explica Morgensen.

Al recortar sus necesidades inmobiliarias, Macromedia pronto gestionará sus propios servicios de administración de arrendamientos con la ayuda de la aplicación Gestión de Propiedades y Arrendamientos de ARCHIBUS. El edificio que la empresa adquirió hace poco para convertirlo en su sede central será una excelente oportunidad para implementar las características de las órdenes de trabajo de la aplicación Gestión de Mantenimiento del Edificio de ARCHIBUS. Ante todos los objetivos futuros que encierra la implementación, Morgensen sigue estando convencido del valor de ARCHIBUS para optimizar la utilización del espacio por parte de la empresa. “El mayor beneficio es que podemos planificar con certeza”, afirma. “Podemos prever el crecimiento y saber con precisión la cantidad de espacio e infraestructura que necesitaremos. ARCHIBUS nos proporciona una mejor forma de medir nuestras necesidades y de aplicar este conocimiento a nuestro contexto inmobiliario”.