Planificación estratégica de espacios en el condado de Johnson, Kansas

El condado de Johnson, Kansas, está en el cuadrante sudoeste del área metropolitana de Kansas City, y tiene una población de casi medio millón de habitantes. Incluso con la mitad de sus 1.295 km2 de tierra de cultivo, el condado todavía representa aproximadamente un tercio del valor inmobiliario de todo el estado de Kansas. Recientemente, los Comisarios de la Junta del Condado ordenaron al Departamento de Gestión de Instalaciones que desarrollara un Plan Estratégico de Instalaciones. Para realizar dicho plan, el Departamento de Gestión de Instalaciones buscó un sistema de gestión de Gestión Automatizada de Infraestructura Física.

Planificación proactiva
“El Plan estratégico de Instalaciones proporciona un marco para la correcta toma de decisiones y permite al condado gestionar eficazmente el cambio”, afirma Michael Chamberlin, Administrador de Sistemas de Información del Departamento de Gestión de Instalaciones del condado de Johnson. “El condado quería un documento activo que apoyara las prácticas y los procesos de la agencia. La aplicación Planificación Estratégica de Espacios de ARCHIBUS era la solución”. Con la ayuda de Applied Data Systems, Inc., el condado eligió ARCHIBUS para cumplir sus objetivos de planificación estratégica. Chamberlin se unió al equipo para ayudar a instalar y gestionar el proyecto.

El Plan estratégico de Instalaciones se diseñó para ayudar al condado a supervisar el modo en que se utilizaban las instalaciones y si servían adecuadamente a los objetivos del condado. El plan también debía definir el razonamiento tras la planificación de las nuevas disposiciones y ubicaciones de sitios, ya que los servicios del condado están creciendo para poder atender a una población en crecimiento. “También queríamos utilizar el plan para que nos ayudase a responder a cambios no previstos con un conjunto de objetivos claros y estrategias flexibles”, comenta Chamberlin. “Estos objetivos tienen que actualizarse continuamente para reflejar las condiciones cambiantes”.

Criterios para la planificación estratégica de espacios
Para poner en marcha el plan, el condado contrató consultores y creó un comité director formado por 13 personas de primer orden del condado, incluido el comisario, el fiscal del distrito, el juez del tribunal administrativo y el Jefe adjunto del condado. Esto garantizaba que todos los individuos a los que sirve el Departamento de Instalaciones tuvieran voz en la dirección del proyecto. Además, el comité identificó los criterios clave que debían guiar el Plan estratégico de Instalaciones. Según el plan, los sitios de las futuras instalaciones serían seleccionados con base en su capacidad para alojar el crecimiento previsto, la comodidad para el público y la mejora para los vecinos. A fin de lograr la máxima eficiencia y reducir los costes al mínimo, el condado también pretendía que sus instalaciones fueran propias en lugar de arrendadas, además de centralizar los servicios, a menos que los cometidos de un determinado departamento exigiesen una estrategia descentralizada, como en el caso de las instalaciones de reclusión.

Después de más de 150 entrevistas departamentales, cinco seminarios, treinta recorridos por las instalaciones e incontables sesiones creativas para sugerir soluciones, el condado determinó el grado de detalle que necesitaba para hacer un seguimiento y fijar los estándares de espacio. Se pronosticaron las necesidades de espacio para una variedad de configuraciones, como el número de oficinas y estaciones de trabajo necesarias para el personal; áreas de apoyo para acomodar los archivos y espacios de reunión; y los estándares de espacio para las instalaciones de reclusión, los tribunales y los laboratorios.

“Antes de publicar la licitación, identificamos los edificios y sitios que debían incluirse en el estudio”, explica Chamberlin. Parte del producto final incluía la creación de polilíneas de todos estos edificios a nivel de área funcional. Muchos de los dibujos tuvieron que ser escaneados de dibujos en papel, y algunos tuvieron que medirse in situ. Se facilitó al consultor los estándares para las penetraciones verticales, las áreas de servicio y funcionales, así como las divisiones y los departamentos asignados a cada polilínea.

El consultor creó hojas de cálculo con los datos de las necesidades de espacio de cada departamento, incluyendo las necesidades actuales y los pronósticos a cinco, diez y quince años tanto para el número de personas como para el espacio de soporte. A continuación, los datos de las hojas de cálculo se utilizaron para crear un nuevo conjunto de estándares de espacio, que luego se volvieron a aplicar a cada uno de los ítems de las hojas de cálculo. “También descubrimos que la jerarquía organizacional que habíamos introducido originalmente en ARCHIBUS no concordaba con la forma en que los consultores habían recopilado los datos”, comentó Chamberlin. “Así que modificamos la estructura para adaptarla al plan.” Utilizando la utilidad de transferencia de datos de ARCHIBUS para importar las hojas de cálculo, el condado pudo crear un presupuesto de espacios para los períodos actuales así como para otros tres períodos adicionales en incrementos de cinco años.

Un documento activo cosecha beneficios
Dado que las necesidades de espacio cambian a lo largo del tiempo, las actualizaciones anuales del análisis de necesidades permiten al Departamento de Instalaciones recopilar información reciente de los departamentos. Como parte del ciclo de planificación de la inversión de capital, el Departamento de Instalaciones realiza una solicitud formal a cada departamento para revisar y actualizar sus previsiones de necesidades de espacio. Los departamentos pueden efectuar modificaciones de sus necesidades en hojas de cálculo Excel®. Los datos actualizados se introducen a continuación en un nuevo presupuesto de espacio en la aplicación Planificación Estratégica de Espacios de ARCHIBUS.

Con el plan realizado, el condado ha podido servir mejor a sus electores. Por ejemplo, los niveles de servicio público se pueden adaptar mejor a los cambios de población y la planificación de instalaciones se ha vuelto proactiva, basándose en las directrices del plan de actuación. “Los que formulan los planes de actuación tienen una imagen coherente de los desarrollos anteriores, una comprensión de las condiciones actuales y una amplia visión de hacia donde nos dirigimos”, afirma Joe Waters, Director del Departamento de Gestión de Instalaciones.

El plan también tiene beneficios económicos. “Al centralizar las operaciones que estaban dispersas, esperamos obtener un ahorro significativo en costes de energía, necesidades de espacio y tiempo del personal”, añade Waters. “A lo largo de un período de 15 años, tenemos previsto ahorrar 44 millones de dólares en arrendamientos”. Una imagen clara de los actuales recursos y las necesidades pronosticadas del condado también eliminarán proyectos de construcción y renovación innecesarios o redundantes. Todo ello da como resultado un gobierno del condado con el equipo necesario para servir y proteger a la ciudadanía.