Ford Land lleva a cabo una exitosa operación con ARCHIBUS

Ford Motor Land Services Corporation (conocido como Ford Land) es proveedor de servicios integrales inmobiliarios, de la construcción y complejos para Ford Motor Company. Steve Snook, Ingeniero de implementación de CAFM de Ford Land, utiliza ARCHIBUS para tener una vista panorámica de los bienes inmobiliarios de la empresa en Europa y asegurarse de que cada unidad de negocio disfrute de lugares de trabajo seguros, productivos y rentables. Snook y su equipo, que manejan información sobre más de 170.000 m2 de espacio (aproximadamente 1.830.000 pies cuadrados), con más de 7.200 empleados y más de 16.000 equipos en las oficinas del Reino Unido y Alemania, han contribuido a reducir los costes inmobiliarios y a facilitar la planificación diaria, garantizando que las operaciones de Ford funcionen sin problemas.

Buscando pareja
“Nuestro principal interés al promover el sistema era gestionar mejor nuestros complejos de oficinas en Europa mediante el seguimiento y mantenimiento de los datos de ocupación”, comenta Snook. “ARCHIBUS nos ha permitido crear informes sobre el espacio vacante y las áreas susceptibles de cambio mucho más rápidamente de lo que éramos capaces en el pasado”. Al evaluar sistemas de Gestión Automatizada de Infraestructura Física (CAFM), Snook y su equipo buscaron uno que fuera compatible con dibujos de formato AutoCAD®, además de otras características. “Comparado con sus rivales, ARCHIBUS tenía una mejor relación calidad-precio y un mecanismo de soporte in situ más sólido en Europa”, explica. Y si a esto se sumaba la relación histórica que Ford Land mantiene con Excitech, socio comercial de ARCHIBUS, la cuestión quedaba zanjada. “Confiábamos en la capacidad de Excitech para ayudarnos en las fases de implantación así como en el proceso de desarrollo”, comenta Snook.

Fácil de usar e indispensable
En la actualidad, toda la gestión de reorganización y traslados de dos Centros técnicos europeos, así como de los complejos de oficinas tradicionales en el Reino Unido y Alemania, se hace en ARCHIBUS. Estos traslados van desde reubicaciones a gran escala de 240 personas hasta solicitudes diarias de traslados individuales.

Dado que diversos departamentos de los dos países acceden a los datos desde ARCHIBUS, Ford Land decidió modificar la estructura de menús para garantizar que cada individuo que acceda al sistema pueda utilizar fácilmente los comandos e informes más usados. Por ejemplo, los administradores de teléfonos utilizan un módulo con la etiqueta “Tele” (que contiene elementos de aplicaciones ARCHIBUS). “Hemos enseñado a la gente el modo de navegar de manera eficaz por el sistema cuando sólo quieran ejecutar una tarea sencilla, como cambiar un número de teléfono”, explica Snook. “De esta forma todo el mundo tiene todo lo que necesita a un clic de botón”. Asimismo, Ford Land se ahorra recursos que, de otra forma, se utilizarían para enseñar a estos usuarios el funcionamiento de todo el sistema. Snook añade que desde que Ford Land decidió modificar la estructura de menús en vez del propio software, las actualizaciones de ARCHIBUS son fáciles y sencillas.

Beneficios obtenidos
Al comienzo Ford Land determinó que la medida para el éxito de una implementación de CAFM sería si el sistema podía identificar 10 espacios de trabajo vacantes que de otra forma no se hubieran detectado. “Sobre esta base, el coste de la implementación se amortizaría casi de inmediato”, afirma Snook. Según Snook, antes de implementar ARCHIBUS, los usuarios no tenían forma de hacer un seguimiento eficaz de la ocupación. Además de eso, la gente también reclamaba varios escritorios en varios sitios. “Había personas que podían ser enviadas a Alemania a trabajar en el lanzamiento de un vehículo, lo que provocaba un exceso de escritorios ocupados”, comenta Snook. “Ahora, asignamos a cada empleado un espacio de trabajo e identificamos puestos provisionales en los que pueden trabajar empleados temporales sin ocupar ese espacio permanentemente. “Además de aumentar el potencial de ingresos de la empresa, ARCHIBUS ayuda a los usuarios de Ford Land en el Reino Unido y Alemania a hacer su trabajo de forma rápida y eficaz. “La principal ventaja en el día a día es que se puede conseguir y acceder a la información mucho más fácilmente”, explica Snook. “Nuestros datos de planificación inicial son mucho más precisos, están disponibles en segundos en vez de en días o semanas, y evitan que tengamos que ir por las instalaciones haciendo garabatos en planos de planta”.

Snook también reconoce que tener información sobre el uso de espacio en un formato de fácil acceso ha tenido repercusiones positivas en la interacción de su equipo con otros grupos. “Una de las ventajas inesperadas de implementar este sistema ha sido el mayor nivel de cooperación que tenemos ahora con algunos de nuestros socios internos, en particular los grupos de TI”, comenta. “Por ejemplo, hemos podido ofrecerles acceso a datos de ocupación a cambio de información sobre equipos. Estos grupos apoyan ahora mucho más los controles que tenemos en lugar de impedir cambios y traslados no autorizados, entienden el efecto significativamente negativo que tales acciones tienen sobre la integridad de los datos que mantenemos en ARCHIBUS”. Una vez en la cresta de la comunicación interdepartamental mejorada, Snook y su equipo abordan ahora el potencial para integrar información de los departamentos de TI y Recursos Humanos de Ford Land.

Amplíe la imagen Los ingenieros de Planificación de Instalaciones y los Coordinadores de Traslados utilizan el módulo de Traslados para programar traslados y cambios aprobados. Todas las órdenes de traslado asignadas a un proyecto de traslado concreto pueden cerrarse con el clic de un botón.

Forjando el futuro
Ford Land también disfruta con ARCHIBUS de operaciones de mantenimiento racionalizadas, y se está pasando al Programa de Suscripción Anual de ARCHIBUS para aprovechar las actualizaciones automáticas que éste ofrece. Además, la empresa pronto implementará por completo las aplicaciones de Gestión de Propiedades y Arrendamientos, Planificación Estratégica de Espacios y FM Web Central. “Creemos que una interfaz centrada en la Web para nuestros clientes es fundamental para el éxito a largo plazo de ARCHIBUS en Ford Land”, comenta Snook. “Tenemos previsto publicar los datos, informes y dibujos que tenemos para que otros grupos los revisen a través de la Intranet”. ¡Damas y caballeros, calienten motores!