Commerzbank: El éxito de la banca con ARCHIBUS

Texto preparado por MASS Systems
En el vertiginoso mundo de la banca internacional, la gestión eficaz del espacio y los activos de las organizaciones constituye un elemento fundamental de la función de apoyo a las instalaciones. En la sucursal londinense de Commerzbank, una tecnología de gestión de instalaciones de primer nivel está demostrando ser una valiosa herramienta que también contribuye a la toma de decisiones estratégicas. Con un total de activos consolidados de casi 400.000 millones de libras esterlinas, Commerzbank, fundado en Frankfurt am Main en 1870, es uno de los principales bancos europeos del sector privado, realizando operaciones de banca para particulares, gestión de activos y banca de inversión y empresa. Este grupo, con numerosas sucursales en Alemania y en todo el mundo, tiene cerca de 37.000 empleados y presta servicio a unos 6 millones de clientes en todo el mundo. La sucursal londinense de Commerzbank realiza operaciones de banca para empresas y de gestión de valores, ocupando un espacio superior a los 7.300 metros cuadrados en tres edificios situados en el centro de la ciudad. Hassan Movahhednia trabaja como Gestor de proyectos en las oficinas de Londres y es responsable de gestionar los traslados y cambios, además de todo el trabajo de construcción y diseño. Asesora a la dirección ejecutiva en aspectos relacionados con estrategia de edificios, incluyendo las necesidades futuras de espacio para ampliaciones o reducciones, así como el modo de aprovechar al máximo el uso eficaz del espacio.

Para facilitar su gestión de espacio y activos, Hassan utiliza una solución ARCHIBUS construida por MASS Systems. Antes de incorporarse a Commerzbank, Hassan había utilizado el mismo sistema en dos empresas distintas y recomendó el uso del mismo para la gestión de activos en el Banco.

Aprovechamiento al máximo del uso del espacio

La gestión del espacio es una importante prioridad para Hassan y su equipo. El pasado año más de 2.500 personas cambiaron de ubicación. Hassan utiliza ARCHIBUS junto con AutoCAD para gestionar dichos traslados y cambios emitiendo un informe mensual sobre asignación y ocupación del espacio. En sus palabras: “Dibujamos planos de ocupación, realizamos ejercicios de planificación del espacio y calculamos la utilización del mismo. También llevamos a cabo repercusiones de costes de espacio: lo cual va dirigido a mentalizar al personal acerca del espacio que realmente necesitan, traduciéndose en un ahorro significativo. Es una realidad que este sistema nos permite aprovechar al máximo el uso eficaz del espacio. Con ARCHIBUS sé que puedo obtener información fundamental de forma inmediata, lo que nos permite tomar las decisiones más eficaces para la empresa”.

Seguimiento de activos

La gestión eficaz de activos también es muy importante en Commerzbank. Hassan añade: “Controlamos constantemente el movimiento de los activos como parte de nuestros requisitos de auditoría. Hacemos un seguimiento de la ubicación de los activos fijos generales y financieros, controlándose su estado para fines de depreciación. Entre dichos activos se incluyen los equipos informáticos, las fotocopiadoras y el mobiliario, como por ejemplo, escritorios, sillas y armarios.

“Utilizamos dispositivos portátiles de registro de datos Psion para recoger la información y luego descargarla a ARCHIBUS, en el cual se compara con el inventario maestro antes de actualizar de forma automática el registro de activos. Cada día recibimos un informe que nos muestra los ítems que se han trasladado y dónde lo han hecho”. Resumiendo las ventajas, Hassan comenta: “En todo momento conocemos la ubicación exacta de cualquier equipo así como quién lo está usando, lo cual es especialmente importante en el caso de ítems costosos que se pueden mover de un sitio a otro, como por ejemplo los ordenadores portátiles.

“Con ARCHIBUS podemos saber siempre su paradero y hacer un seguimiento de su valor de depreciación. También podemos controlar con facilidad los niveles de existencias de mobiliario para poder observar de forma inmediata lo que hay disponible para un proyecto específico y utilizarlo en lugar de comprar nuevo mobiliario de forma innecesaria”.

Ampliación del uso del sistema

El mismo sistema se utiliza también para la reserva de salas de reuniones en la oficina que el banco tiene en Gracechurch Street, en la cual el personal puede reservar espacios con facilidad además del catering y los equipos de conferencia correspondientes.

“Este servicio ha funcionado tan bien que tenemos previsto ampliarlo también a otros edificios”, afirma Hassan. “En el futuro, tenemos planeado hacer que la función de reserva de espacios esté disponible a través de Internet, lo que permitirá a los usuarios de toda la organización visualizar y reservar espacios a través de sus propios exploradores Web. También tenemos como objetivo agregar un módulo de asistencia para automatizar la gestión de mantenimiento planificado y reactivo”.